O que é Facilities Management?

Olá a todos os meus amigos, companheiros de profissão e facilitadores guerreiros do nosso dia a dia, tenho recebido diversas mensagens e e-mails com algumas dúvidas relacionadas ao Facilities e um certo alguém, me deu a sugestão de escrever um blog direcionado à área. O objetivo é compartilhar experiências, contribuir com dicas e principalmente disseminar a área de Facilities e administração com foco em gestão estratégica e dessa forma contribuir com o desenvolvimento de processos voltados ao emprego consciente dos recursos e na otimização da prestação dos serviços.

                Neste blog, pretendo tratar de forma objetiva os problemas enfrentados na rotina do facilitador, compartilhar alguns cases de sucesso e principalmente tratar com bom humor os desafios enfrentados por todos os níveis da organização. Nesse primeiro post, vou desmistificar um pouco o conceito de Facilities, pois tenho absoluta certeza que você já ouviu a frase: “Facilities? Ue não é esse negócio aí de limpeza”? Afinal o que é Facilities?

                Facilities também conhecido como Facilities Management (FM), traduzido para o português, pode ser interpretado como Gestão de Facilidades. Em um contexto mais técnico, definido pela Internacional Facilities Management Association – IFMA, “A Gestão de Facilidades é definida como uma profissão que engloba múltiplas disciplinas para assegurar a funcionabilidade do ambiente por meio da integração de pessoas, locais, processos e tecnologia”.

                Simplificando um pouco o conceito e trazendo para o campo prático, facilities é o conjunto de todas as ações necessárias que não sejam direcionadas para a atividade fim da organização visando seu pleno funcionamento. Por exemplo, enquanto a missão de um banco é fornecer produtos e soluções financeiras, o objetivo da área de facilities é proporcionar toda a infraestrutura necessária tais como: limpeza geral, refrigeração do ambiente, iluminação, reparação do mobiliário, recolhimento de lixo entre muitos outros serviços, para que essa organização possa atingir plenamente sua atividade fim.

Facilities Esquema

                O Facilities visa a administração eficiente dos serviços através de recursos interdisciplinares promovendo soluções inovadoras aos mais variados tipos de adversidades. Tem como foco a utilização eficaz das ferramentas de gestão e análise e propõe de forma objetiva e clara, atender as necessidades e expectativas do cliente, utilizando de maneira estratégica os recursos disponíveis e promovendo soluções voltadas para a otimização dos processos e redução dos custos.  Ou seja, fazer o melhor com o que se tem disponível, gastando menos ou apenas o necessário.

Etapas de Análise e Verificação

                O nome, Gestão de Facilidades, até nos sugere a algo fácil, porém a facilidade está apenas voltada para o ato de facilitar o dia a dia do cliente ou também conhecido como usuário, pois para este profissional de facilities (FM-Facilities Manager), o seu dia a dia é bem conturbado variando em um mesmo dia a extremos como limpeza dos banheiros à uma pane no sistema de refrigeração do empreendimento. Por isso são necessárias diversas competências técnicas e multidisciplinares desse gestor, sim este profissional é um gestor, ele tem a responsabilidade de manter a equipe alinhada as necessidades emergenciais, necessidades programadas e prever as que ainda estão por vir. Para tanto é necessária sua aguçada visão integrada e perceptiva de enxergar a organização como um todo, sejam áreas administrativas ou operacionais, pois a coesão entre todas elas são crucias para o resultado esperado. Essa sensibilidade de integração com os setores, como por exemplo, compras, financeiro e suprimentos, é determinante para saber o que, quando, quanto e como comprar produtos ou serviços que otimizem os processos e reduzam os custos.

                Finalizando, é de suma importância reconhecer o Facilities como uma área estratégica da organização, onde os processos estão ligados diretamente a sua imagem devido a sua proximidade com o cliente e interdependência das demais áreas. Essa ligação, tanto com o cliente quanto as áreas internas, quando bem direcionada, proporciona vantagem competitiva frente aos concorrentes, pois direcionando melhor os recursos internos e conhecendo as expectativas do cliente é possível construir processos sólidos e obter os melhores resultados.

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